PENDAHULUAN
Manajemen proyek kini merupakan keharusan, bukan lagi sekedar pilihan. Ini berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan efektifjika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukansebagai pekerjaan biasa. Dengan demikian diperlukan penerapan manajemen proyek secara benar. Maka memahami manajemen proyek secara benar sangatlah penting dalam ra gka bisa melaksanakannya.
Contoh pekerjaan proyek yang lain adalah pembuatan suatu corporate plan. Suatu perusahaan perlu membuat rencana strategis untuk jangka l ima tahun ke depan. Rencana ini sering disebut dengan corporate plan. Untuk itu, perusahaan tersebut meminta sebuah konsultan untuk membuatnya. Kepada konsultan ini diberi batasan waktu, biaya dan lingkup pekerjaan tertentu yang harus diselesaikan. Dalam contoh-contoh ini, dua proyek yang pertama berhubungan dengan pe kerjaan konstruksi, dan pekerjaan yang ketiga lebih bersifat pekerjaan jasa.
RINGKASAN BUKU
Tulisan ini berisi hasil review saya terhadap buku “Manajemen Proyek: Konsep & Implementasi, 2009, yang ditulis oleh Budi Santosa”. Budi Santosa adalah seorang dosen di Teknik Industri, Institut Teknlogi Sepuluh Nopember. Beliau menyelesaikan S1 Teknik Industri di ITB pada tahun 1992 dan mendapatkan gelar Master of Science dari School of Industrial Engineering, University of Oklahoma tahun 1999 di bidang optimization. Beliau melanjutkan PhD pada sekolah yang sama, dan mendapatkan gelar PhD pada tahun 2005 di bidang optimization and data mining. Tujuan review ini adalah untuk siklus hidup proyek; organisasi proyek; dan tim proyek.
1. Siklus Hidup Proyek
Saya menemukan bahwa Budi Santosa (2009) menyampaikan ringkasan siklus hidup produk menjadi enam poin. Poin pertama adalah “Riset dan pengembangan (R&D)”, pada siklus ini penelitian terhadap pasar produk, pembuatan model dan desain, serta pembuatan produk dilakukan pada poin ini. “Pengenalan ke Pasar”, poin ini produk mulai disalurkan ke pasar dan melihat tanggapan terhadap produk tersebut. “Tumbuh”, poin ini adalah permulaan dari kelanjutan produksi yang dilihat dari peningkatan pembelian. “Matang”, poin ini menunjukan produk sudah mencapai maksimumal dalam penjualan, perusahaan harus menjaga tahap ini agar berlangsung lama. “Penurunan” merupakan akhir dari tahap “Matang”. “Mati” merupakan tahap terakhir yang terjadi ketika produk tidak dibeli lagi oleh konsumen.
Pada bab ini, Budi Santosa (2009) membagi tahap-tahap proyek menjadi empat, yaitu :
a. Tahap Konsepsi
Tahap ini secara umum dibagi menjadi dua, yaitu inisiasi proyek dan kelayakan. Inisiasi proyek bermaksud sebagai titik awal dimana ide proyek lahir. Lahirnya ide proyek dikarenakan oleh penemuan masalah atau kesempatan atau kebutuhan user. Kelayakan proyek adalah proses investigasi dari masalah dan mengembangkan solusinya secara detail. Terdapat beberapa perspektif dalam tahap kelayakan, yaitu : apa yang diperlukan, kapan dilakukan, dan pihak mana yang terlibat. Dalam tahap ini, user bisa saja ingin mengetahui apakah idenya layak atau user memilih kontraktor/konsultan untuk melakukan studi kelayakan secara detail. Pada tahap konsepsi, permintaan proposal akan dikirimkan kepada pihak-pihak yang masuk dalam daftar peserta lelang. Dalam proposal proyek, terdapat pokok-pokok yang perlu diperhatikan, yakni : surat pengantar; ringkasan eksekutif; bagian teknis; manfaat/keuntungan yang akan diperoleh; jadwal; bagian keuangan; bagian legal; dan kualifikasi manajemen. Proposal yang diberikan, akan dievaluasi oleh user tertutama syarat administrasi, yaitu : aspek hukum, bidang pekerjaan, dan aspek finansial.
b. Tahap Perencanaan
Pada tahap ini dirincikan rencana proyek secara detail. Isi rencana proyek yaitu : jadwal pekerjaan; anggaran dan sistem pengendalian biaya; Work Breakdown Structure secara rinci; Bagian-bagian yang berisiko tinggi dan cukup sulit, serta pengatasan kemungkinan yang akan muncul; rencana sumber daya manusia dan lainnya; rencana pengujian hasil proyek; rencana dokumentasi; rencana peninjauan pekerjaan; dan rencana pelaksanaan hasil proyek. Pembuatan rencana dilakukan oleh tim proyek yang di berada di bawah koordinasi dan pengawasan seorang manajer proyek.
c. Tahap Eksekusi
Tahap eksesuksi merupakan tahap dimana campur tangan user sudah sangat kecil dan keputusan berada pada pelaksana proyek. Tahap ini memiki beberapa tahapan, diantaranya : desain; pengadaan; produksi; dan implementasi.
d. Tahap Operasi
Tahap operasi merupakan tahap dimana hasil proyek sudah diberikan kepada user dan proyek dianggap selesai. User mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut, dan kontraktor bisa saja masih terlibat dalam hal evaluasi dan pemeliharaan produk tersebut.
2. Organisasi Proyek
Struktur organisasi diperlukan pada suatu perusahaan yang berhasil atau berkembang. Fokus dari struktur organisasi adalah pengkhususan-pengkhususan atau spesialisasu orang pada bidang tertentu. Struktur organisasi tidak perlu diubah bila pekerjaan-pekerjaan masih mampu diatasi oleh struktur organisasi yang lama. Perkembangan tugas, perubahan kondisi lingkungan, teknologi, tingkat kompetisi merupakan indikasi untuk melakukan perubahan struktur organisasi bila struktur yang ada mulai kewalahan. Secara umum, dasar penyusunan struktur organisasi, yakni : berdasar produk; berdasar lokasi; berdasar proses; berdasar pelanggan; dab berdasarkan fungsi.
Terdapat beberapa bentuk struktur organisasi, diantaranya :
a. Organisasi Fungsional
Organisasi ini memiliki kelebihan diantaranya : fleksibilitas tinggi; orang-orang dengan keahlian tertentu ditugaskan dibanyak proyek yang berbeda; orang dengan keahlian tertentu yang berbeda dapat dikelompokan dalam satu grup untuk berbagi pengetahuan; divisi fungsional bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi; divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang punya keahlian tertentu.
Organisasi ini memiliki beberapa kekurangan, diantaranya : klien menjadi perhatian utama; divisi fungsional cenderung berorentasi khusus pada aktivitas sesuai fungsinya; tidak adanya penanggung jawab penuh atas proyek; motivasi orang yang ditugaskan cenderung lemah; tidak memberikan pendekatan holistik terhadap proyek.
b. Organisasi Proyek Murni
Kelebihan dari organisasi ini adalah : terdapat manajer proyek yang bertangung jawab penuh; anggota tim proyek tangung jawab langsung terhadap manajer proyek; rantai komunikasi menjadi pendek; bila ada proyek sejenis secara berturut-turut, para ahli dapat melakukan kaderisasi dalam penugasan teknologi tertentu; keputusan bisa cepat dibuat dan dilakukan; adanya kesatuan komando; mudah dilaksanakan; adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek.
Kekurangannya adalah : organisasi induk memiliki banyak proyek yang harus dikerjakan; menambah biaya yang cukup mahal untuk organisasi induk; manajer proyek sering menumpuk sumberdaya; ketidakkonsistenan prosedur sering terjadi yang beralaskan “memenuhi permintaan klien”.
c. Organisasi Matriks
Organisasi ini merupakan gabungan dari organisasi fungsional dan organisasi murni. Dengan mengambil kelebihan yang ada diantara keduanya juga menghindari kekurangannya, maka organisasi ini memiliki kelebihan diantaranya : proyek mendapatkan perhatian secukupnya; mudah mendapatkan orang yang potensial; tidak ada masalah berat yang berkaitan dengan nasib proyek; tanggapan terhadap klien cepat; konsistensi prosedur perusahaan induk mendukung kredibilitas proyek; distribusi sumberdaya yang seimbang; pendekatan holistik memungkinkan proyek dijadwalkan dan diberi porsi personal yang optimal.
Organisasi ini tidak dapat menghindari kekurangan yang ada diantara kedua organisasi diatas, sehingga mempunyai keterbatasan : manajer fungsional dan manajer proyek mempunyai kekuatan yang seimbang sehingga terjadi keraguan dalam memenuhi perintah yang bersamaan dari keduanya; perpindahan sumberdaya dalam rangka memenuhi jadwal proyek menyebabkan persaingan antar manajer proyek; dan melanggar prinsip utama dari manajemen, yaitu kesatuan komando.
Dalam memilih jenis organisasi yang digunakan, secara umum terdapat kriteria yang mendasari pemilihan tersebut, diantaranya : frekuensi adanya proyekl; berapa lama proyek berlangsung; ukuran proyek; kompleksitas hitungan.
3. Tim Proyek
Tim proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Ada personil fungsional dari organisasi induk, ada juga persional yang menjadi inti dari tim. Tim inti hanya bertanggung jawab kepada manajer proyek, deangkan personil fungsional melapor kepada kedua atas, yaitu manajer fungsional dan manajer proyek. Tim inti sering disebut dengan project office.
Manajer proyek memiliki peran penting dan sentral pada suatu proyek. Manajer proyek memiliki peran sebagai seorang integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen peubah. Sebagai sosok yang penting, manajer proyek memiliki tanggung jawab, diantaranya : merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek; mengorganisasikan tim proyek; memonitor status proyek; mengidentifikasi masalah-masalah teknis; titik temu dari para kunstituen; menyelesaikan konflik di dalam proyek; merekomendasikan penghentian proyek atau pengalihan sumberdaya bila tujuan tidak tercapai. Seorang manajer proyek adalah interface antara top management dan para teknolog atau teknisi. Sehingga kemampuan manajerial dan kemampuan teknis diperlukan dalam seorang manajer proyek.
Otoritas atau kewenangan terbagi menjadi dua, yaitu otoritas legal dan otoritas karismatik. Otoritas legal adalah seorang atasan yang mempunyai hak untuk memerintah bawahannya. Otoritas legal mempunyai reward power yaitu kekuasaan untuk mengevaluasi dan memberi nilai pada bawahan. Sedangkan Otoritas karismatik adalah kekuatan yang dipunyai karena sifat-sifat personal seperti penampilan dan kepribadian. Dalam memilih manajer proyek, terdapat empat kualifikasi yang harus dimilikinya, yaitu : Karakteristik Personal; Keterampilan Perilaku; Keterampilan Bisnis; Kemampuan Teknis.
Umumnya, dalam tim proyek terdapat anggota-anggota dalam pengelolaan proyek, antara lain:
a. Contract Administrator
Adalah seorang yang bertanggung jawab atas administrasi proyek yang meliputi penyiapan proposal, negoisasi kontrak, integrasi keperluan kontrak dengan rencana proyek, indentifikasi dan mendifinisikan perubahan-perubahan, mengkomunikasikan tahap-tahp penting, dokumentasi hukum dan modifikasi kontrak.
b. Project Controller
Adalah seseorang yang membantu manajer proyek dalam perencaan, pengendalian, pelaporan dan evaluasi proyek.
c. Project Accountant
Adalah seorang yang membantu pekerjaan akuntansi dan finansial kepada manajer proyek.
d. Customer Liason
Adalah seorang perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek.
e. Production Cordinator
Adalah seseorang yang merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi.
f. Manajer Lapangan
Adalah seseorang yang mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
g. Quality Assurance Supervisor
Adalah seseorang yang mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan kebutuhan.
Terdapat pula peran lain di luar tim proyek yang membantu kelangsungan proyek. Peran tersebut diantaranya : manajer program dan manajemen puncak. Manajer Program adalah seorang pemimpin manajer proyek yang memiliki peran mengawasi kelangsungan seluruh proyek. Sedangkan Manajemen puncak adalah yang bertanggung jawab untuk mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek.
KESIMPULAN
Manajemen proyek kini merupakan suata keharusan bukan lagi sekedar pilihan . Ini berarti bahwa pekerjaan – pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan sebagai pekerjaan biasa . Dengan demikian diperlukan penerapan manajemen proyek secara benar sangatlah penting dalam rangka bisa melaksanakannya .
